Job Title

Position: Human Resources CoordinatorLocation: Head office: Baie DUrf, Quebec, CanadaStatus: Full-time/Permanent,Schedule: 8:30AM 5:30PM (Monday to Friday), HybridJAM Industries, Making the world sound better, one brand at a time! Do these words sound like music to your ears?Since 1972, JAM Industries has grown to be one of the largest distributors of consumer electronic goods, pro-audio equipment and musical instruments. Come join us to stay true to our mission of delivering ONLY the best customer service!What you will do:We are seeking a detail-oriented, creative, and proactive HR Coordinator to join our team. The HR Coordinator will report directly to the HR Director HR Opertaions and work closely with the onsite HR Business Partner (HR BP) to support various HR functions. This role is essential in ensuring smooth HR operations and providing excellent service to our employees.Key Responsibilities:HR Administration: Maintain accurate employee records, manage HR databases, and ensure compliance with company policies and legal requirements.Employee Relations: Support the HR BP in addressing employee inquiries, resolving issues, and promoting a positive work environment.Leave of Absence Management: Administer and manage employee leave of absence requests, including medical leave, parental leave, and other types of leave. Ensure proper documentation, track leave balances, and communicate with employees and managers regarding leave status.HR Communications: Create engaging content for HR newsletters, including updates on company policies, employee achievements, upcoming events, and other relevant topics. Collaborate with the HR team to ensure timely and accurate distribution of newsletters.Employee Appreciation Events & Recognition Initiatives: Plan and execute employee appreciation events and activities to recognize and celebrate employee contributions. Coordinate logistics, communicate with employees, and ensure successful event outcomes.Culture-Building Initiatives: Develop and implement initiatives to foster a positive and inclusive workplace culture. Organize team-building activities, promote diversity and inclusion programs, and support efforts to enhance employee engagement and satisfaction.Annual Engagement Survey: Participate in the planning, administration, and analysis of the annual employee engagement survey. Collaborate with the HR team to gather feedback, identify areas for improvement, and develop action plans to enhance employee satisfaction and engagement.HR Projects: Collaborate with the HR Director and HR BP on various HR projects and initiatives to improve HR processes and enhance employee experience.Performance Management Process: Assisting with the annual performance management review process completed in the companys HRIS (Paycom and Dayforce)Compliance: Ensure compliance with labor laws, company policies, and industry regulations.Offboarding: Coordinate offboarding efforts including sending offboarding correspondence, performing exit interviews and system status changes Qualifications:Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or related field.2+ years of experience in HR coordination or similar role.Knowledge and application of Canadian labor standards; Knowledge of US labor regulations an asset.Knowledge of programs such as Canva, Publicate and Bright Author is considered an asset.Working knowledge of HRIS is considered a must; (Dayforce, Paycom)Strong organizational and time management skills.Excellent interpersonal & communication skills (written & verbal) in both French and English;Proficiency in HR software and Microsoft Office Suite.Ability to handle sensitive information with confidentiality and professionalism.Knowledge of labor laws and HR best practices.Experience working in a fast-paced environment.Must be able to successfully manage multiple tasks simultaneously.Valid passport as ability and availability to travel.Poste: Coordonnateur des ressources humainesLieu: Sige social: Baie DUrf, Qubec, CanadaStatut: Temps Plein / PermanentHoraire: 8:30AM 5:30PM (Lundi au Vendredi), HybrideJAM Industries: Rendre le monde meilleur, une marque la fois! Ces mots rsonnent-ils en vous?Depuis 1972, JAM Industries est devenu lun des plus grands distributeurs de biens lectroniques grand public, dquipements audio professionnels et dinstruments de musique. Rejoignez-nous pour rester fidle notre mission d'offrir UNIQUEMENT le meilleur service la clientle!Ce que vous ferez : Nous recherchons un coordonnateur des ressources humaines proactif et soucieux du dtail pour rejoindre notre quipe. Le coordonnateur des ressources humaines relvera directement du directeur des ressources humaines et travaillera en troite collaboration avec le partenaire commercial RH (HR BP) sur place pour soutenir diverses fonctions RH. Ce rle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des oprations RH et fournir un excellent service nos employs.Responsabilits principales :Administration des RH : Maintenir des dossiers d'employs prcis, grer les bases de donnes RH et assurer la conformit avec les politiques de l'entreprise et les exigences lgales.Relations avec les employs : Soutenir le HR BP dans le traitement des demandes des employs, la rsolution des problmes et la promotion d'un environnement de travail positif.Gestion des congs : Administrer et grer les demandes de congs des employs, y compris les congs mdicaux, les congs parentaux et autres types de congs. Assurer une documentation approprie, suivre les soldes de congs et communiquer avec les employs et les gestionnaires concernant le statut des congs.Communications RH : Crer du contenu engageant pour les bulletins d'information RH, y compris les mises jour sur les politiques de l'entreprise, les ralisations des employs, les vnements venir et d'autres sujets pertinents. Collaborer avec l'quipe RH pour assurer une distribution opportune et prcise des bulletins.vnements d'apprciation des employs : Planifier et organiser des vnements et activits d'apprciation des employs pour reconnatre et clbrer les contributions des employs. Coordonner la logistique, communiquer avec les employs et assurer le succs des vnements.Initiatives de renforcement de la culture : Dvelopper et mettre en uvre des initiatives pour favoriser une culture de travail positive et inclusive. Organiser des activits de renforcement d'quipe, promouvoir des programmes de diversit et d'inclusion, et soutenir les efforts pour amliorer l'engagement et la satisfaction des employs.Enqute annuelle d'engagement : Participer la planification, l'administration et l'analyse de l'enqute annuelle d'engagement des employs. Collaborer avec l'quipe RH pour recueillir des commentaires, identifier les domaines amliorer et laborer des plans d'action pour amliorer la satisfaction et l'engagement des employs.Projets RH : Collaborer avec le directeur des ressources humaines et le HR BP sur divers projets et initiatives RH pour amliorer les processus RH et amliorer l'exprience des employs.Processus de gestion de la performance : Assister au processus annuel d'valuation de la performance complt dans le SIRH de l'entreprise (Paycom et Dayforce).Conformit : Assurer la conformit avec les lois du travail, les politiques de l'entreprise et les rglementations de l'industrie.Qualifications :Baccalaurat en ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe.2+ annes d'exprience en coordination RH ou rle similaire.Connaissance et application des normes du travail canadiennes ; connaissance des rglementations du travail amricaines un atout.Connaissance pratique des SIRH est considre comme indispensable ; (Dayforce, Paycom).Excellentes comptences organisationnelles et en gestion du temps.Excellentes comptences interpersonnelles et en communication (crites et verbales) en franais et en anglais.Matrise des logiciels RH et de la suite Microsoft Office.Capacit grer des informations sensibles avec confidentialit et professionnalisme.Connaissance des lois du travail et des meilleures pratiques RH.Exprience de travail dans un environnement au rythme rapide.Capacit grer simultanment plusieurs tches avec succs.Passeport valide car la capacit et la disponibilit voyager.