Position: Office Administrator /Executive Assistant Location: East Ottawa (Rockland/Embrun area) Salary: $70,000.00 to $80,000.00 plus group benefits, 3 weeks vacation, additional perks Actively seeking a motivated and dynamic Office Administrator / Executive Assistant to provide comprehensive support to senior management in a fast-paced and demanding environment. This critical role ensures the seamless operation of administrative functions while enabling senior leaders to focus on strategic priorities. The successful candidate will excel in multitasking, maintaining confidentiality, and communicating effectively across all levels of the organization. This position reports directly to the General Manager and Director of Human Resources. Key Responsibilities: - Act as a primary point of contact between directors, employees, clients, and external partners. - Provide proactive administrative support to senior executives and the management team. - Efficiently manage the flow of information, ensuring accuracy and timeliness. - Coordinate executives'' schedules, organize meetings, arrange travel and take minutes of meetings. - Oversee office administration, ensuring adherence to company policies and compliance standards. - Prepare and draft internal and external communications, including memos, emails, presentations, and reports. - Screen and manage incoming communications, including calls and emails. - Plan and coordinate special projects, seminars, and company events. - Supervise administrative staff regarding member files, databases, and office operations. - Assist senior management in report preparation, policy documentation, and presentation development. Qualifications: - Post-secondary education in administration, business, or a related field. - Minimum of five years of experience providing executive-level administrative support. - Bilingual proficiency in French and English (both oral and written); strong skills in document editing, professional correspondence, and report preparation. - Demonstrated discretion, confidentiality, and a high level of professionalism. - Proven leadership abilities to manage and support a small administrative team. - Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). For more information please forward resume to . REFER A PERM HIRE AND EARN UP TO $1,000! For more details, click here. OUR VIRTUAL DOORS ARE OPEN! Were also bringing the interviews to you by various web applications, virtually! Contact us today for your next opportunity. CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157 *** Poste : administrateur de bureau / adjoint de direction Lieu de travail : Ottawa Est (rgion de Rockland/Embrun) Salaire : 70 000 $ 80 000 $ plus avantages sociaux, 3 semaines de vacances, avantages supplmentaires Nous recherchons activement un administrateur de bureau / adjoint de direction motiv et dynamique pour fournir un soutien complet la haute direction dans un environnement exigeant et en constante volution. Ce poste essentiel garantit le bon fonctionnement des fonctions administratives tout en permettant aux cadres suprieurs de se concentrer sur les priorits stratgiques. Le candidat retenu devra exceller dans la gestion de plusieurs tches la fois, le maintien de la confidentialit et la communication efficace tous les niveaux de l''organisation. Ce poste relve directement du directeur gnral et du directeur des ressources humaines. Principales responsabilits : - Servir de point de contact principal entre les directeurs, les employs, les clients et les partenaires externes. - Fournir un soutien administratif proactif aux cadres suprieurs et l''quipe de direction. - Grer efficacement le flux d''informations, en veillant leur exactitude et leur ponctualit. - Coordonner les emplois du temps des cadres, organiser les runions, organiser les dplacements et rdiger les procs-verbaux des runions. - Superviser l''administration du bureau, en veillant au respect des politiques de l''entreprise et des normes de conformit. - Prparer et rdiger des communications internes et externes, y compris des notes de service, des courriels, des prsentations et des rapports. - Filtrer et grer les communications entrantes, y compris les appels et les courriels. - Planifier et coordonner des projets spciaux, des sminaires et des vnements d''entreprise. - Superviser le personnel administratif en ce qui concerne les dossiers des membres, les bases de donnes et les oprations de bureau. - Aider la direction gnrale prparer des rapports, des documents de politique et des prsentations. Qualifications : - Formation postsecondaire en administration, en commerce ou dans un domaine connexe. - Au moins cinq ans d''exprience dans le soutien administratif de niveau excutif. - Matrise du franais et de l''anglais ( l''oral et l''crit) ; comptences solides en matire d''dition de documents, de correspondance professionnelle et de prparation de rapports. - Discrtion, confidentialit et haut niveau de professionnalisme avrs. - Capacits de leadership prouves pour grer et soutenir une petite quipe administrative. - Matrise avance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Pour plus d''informations, veuillez envoyer votre CV . RECOMMANDEZ UNE PERSONNE EMBAUCHE POUR UN POSTE PERMANENT ET GAGNEZ JUSQU 1 000 $ ! Pour plus dinformations, cliquez ici. NOS PORTES VIRTUELLES SONT OUVERTES! En plus, vous passerez les entrevues domicile grce diffrentes applications Web! Alors, contactez-nous ds aujourdhui pour relever votre prochain dfi professionnel. Numros du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157
Job Title
Executive Assistant