About the Company When you join Kyocera Document Solutions Canada, you are joining an organization that is deeply rooted in the Philosophy of doing what is right as a human being. Through this Philosophy, our employees are passionate about providing best in class customer service through efficiency, accountability, and a sense of urgency all while putting knowledge to work to drive change. The chance to do something meaningful, to challenge yourself, to be a part of change in an industry, to influence change, which does not come around every day. If you are a passionate individual driven by challenges and want to be an agent of change and a driver of growth, then Kyocera Document Solutions Canada is the right company for you. About the Role As a Coordinator, Human Resources, you will support the Human Resources department to ensure the daily operation runs smoothly and efficiently at HQ and Direct Operations. You will act as the first point of contact for the HR team, facilitating many different administrative functions. The ideal candidate will have a broad knowledge of Human Resources as well as general administrative functions. The chance to do something meaningful, to challenge yourself, to be a part of change in an industry, to influence change doesnt come around every day. Major Duties and Responsibilities Performs administrative functions including generating reports, maintaining employee files, processing changes to employee records in the HRIS, and maintaining HR data, forms, and documents. Creates and distributes monthly reporting requirements such as headcount reports, organizational charts, and other reports as needed. Responds to internal and external HR-related questions and assists as needed. Responsible for the full cycle recruitment and selection for open roles within the organization, including but not limited to managing new hire onboarding and offboarding process, including orientations and exit interviews. Coordination of department calendar and project roadmap to ensure initiatives are given the proper time and attention. Ensures compliance in all Federal & Provincial Labor Law Posting requirements on a nationwide level. Responds to inquiries on the interpretation of human resources policies, compensation and benefit programs. Administers for Leaves of Absence and Employee Return to Work plans, including liaising with insurance and medical professionals as required to ensure necessary paperwork is completed on time. Support with coordination of employee performance appraisal program. Coordinates and update database for required workplace training for all employees as needed. Ensuring that all compliance and regulated training programs are completed and that certifications are renewed prior to expiry. Processes invoices, ensuring each invoice is properly coded and budgeted for. Leads in the coordination of employee activities such as planning company events and initiatives. Supports Human Resources team by creating email communications, documents, and presentations within brand guidelines. Coordinates Human Resources team meetings, takes meeting notes and follows up on projects and assignments as needed. Supports Human Resources team with general administration. Coordinates Joint Health and Safety Committee (JHSC) meetings and works with the JHSC to facilitate health and safety recommendations. Together, develop and enhance policies, guidelines, and standards to support Occupational Health and Safety (O&HS) at all levels of the organization. Aligns Health & Safety initiatives and programs with organizational HR objectives while maintaining compliance with legislative mandates on a regular basis. Other duties and projects as assigned. Qualifications Required: Bachelors Degree in related field 1-3 years Human Resources experience Full understanding of HR functions, compliance, and best practices Tech Savvy with strong MS Office skills (i.e. Word, Excel and PowerPoint) Proactive, excellent organizational, time management, and problem-solving skills with ability to coordinate and set priorities to meet deadlines while dealing with conflicting demands and changing priorities. Outstanding relationship building, collaborative and interpersonal skills. Excellent oral and written communication skills to produce reports and deliver effective presentations. Ability to multi-task effectively and take initiative in a fast-paced environment. Ability to maintain confidentiality. Preferred: Knowledge of HRIS systems such as ADP Workforce Now Achievement of or working towards Certified Human Resources Professional (CHRP) designation. Bilingual; French, oral, and written propos de la compagnie En vous joignant Kyocera Document Solutions Canada, Ltd., vous rejoignez une entreprise qui est profondment ancre dans la philosophie de faire ce quy est juste en tant qutre humain . Guids par cette philosophie, nos employs sont engags offrir le meilleur service la clientle grce lefficacit, la responsabilisation et au sens durgence, tout en mettant leurs connaissances au profit de lavancement. Description du rle En tant que Coordonnateur des ressources humaines, vous aiderez le dpartement des ressources humaines assurer le bon droulement des oprations quotidiennes au sige social et aux oprations directes. Vous serez le premier point de contact de lquipe de RH et vous performerez des fonctions administratives varies. Le candidat idal aura de vastes connaissances des ressources humaines ainsi que des fonctions administratives gnrales. Vous aurez lopportunit inoue de faire quelque chose de significatif, de vous dpasser, de faire partie de lavancement dans lindustrie et dinfluencer le changement. Principales tches et responsabilits Effectuer des fonctions administratives y compris la rdaction de rapports, la tenue des dossiers du personnel, le traitement des modifications au dossier des employs dans le SIRH, la mise jour des donnes et des formulaires, ainsi que les documents RH. Crer et distribuer des rapports mensuels tels que les rapports sur les effectifs, les organigrammes et dautres rapports sil y a lieu. Rpondre aux questions internes et externes en lien avec les RH et aider au besoin. tre responsable du cycle complet de recrutement et de slection pour les postes ouverts au sein de lorganisation, y compris, mais sans sy limiter, la gestion du processus de socialisation organisationnelle et la gestion des dparts des nouvelles recrues, y compris l''orientation et les entrevues de dpart. Coordonner le calendrier du dpartement et la feuille de route des projets pour sassurer que les initiatives reoivent le temps et lattention ncessaire. Veillez au respect des normes du travail fdraux et provinciaux en matire daffichage lchelle du pays. Rpondre aux questions par rapport linterprtation des politiques de ressources humaines et de ses programmes d''indemnisation et davantages sociaux. Grer les congs autoriss et les plans daction pour le retour au travail des employs, notamment en assurant la liaison entre les compagnies dassurance et les professionnels de la sant au besoin afin de veiller ce que la documentation requise est complte dans les dlais prvus. Aider avec la coordination du programme dvaluation du rendement des employs. Coordonner et mettre jour la base de donnes pour les formations en milieu de travail requises pour tous les employs, selon le besoin. Veiller ce que tous les programmes de formation sur la conformit et la rglementation sont complts et que la certification est renouvele avant la date dexpiration. Traiter les factures en sassurant que chacune dentre elles soit correctement codes et budgtises. Diriger la coordination des activits des employs telles que la planification des vnements et des initiatives de la compagnie. Soutenir lquipe RH en crant des communications par courriel, des documents et des prsentations dans le respect des directives de la marque. Coordonner les runions de lquipe RH, prendre les notes de runion et assurer le suivi des projets et des travaux selon le besoin. Soutenir lquipe des ressources humaines avec ladministration gnrale. Coordonner les runions du Comit en matire de sant et de scurit et travailler avec le comit afin de faciliter les recommandations de sant et de scurit. Ensemble, laborer et amliorer les politiques, les lignes directrices et les normes en lien avec la Loi sur la sant et la scurit au travail tous les niveaux de lorganisation. Harmoniser les initiatives en matire de sant et de scurit avec les objectifs organisationnels des ressources humaines de faon rgulire, en toute conformit avec les mandats lgislatifs. Excuter dautres tches et projets assigns. Qualits Requises: Baccalaurat dans un domaine connexe 1-3 ans dexprience dans le domaine des ressources humaines. Comprhension approfondie des fonctions RH, de la conformit et des meilleures pratiques. Comptent en informatique avec des connaissances approfondies de MS Office (c.--d. Word, Excel et PowerPoint) Individu proactif avec un excellent sens de lorganisation, qui est habile en gestion du temps et en rsolution de problmes. Il sait coordonner et tablir des priorits afin de respecter les dlais tout en grant les exigences conflictuelles et les changements de priorits. Aptitudes relationnelles, collaboratives et interpersonnelles exceptionnelles. Comptences en communication orale et crite pour bien rdiger des rapports et faire des prsentations efficaces. Capacit de grer plusieurs tches avec efficacit et de prendre des initiatives dans un environnement dynamique. Capacit de maintenir la confidentialit. Souhaitables: Connaissance des SIRH tels quADP Workforce Now. Obtention ou en voie dobtention du titre de Conseiller en ressources humaines agr (CRHA). Bilinguisme; franais, oral et crit.
Job Title
Human Resources Coordinator